Ci succede spesso di incontrare imprenditori o manager che definiamo Eroi Folli. Eroi perchè si prendono in carico qualsiasi attività, sono persone che gestiscono la prosperità della propria azienda, dei propri dipendenti o collaboratori, ma fanno tutto loro. Sembrano i dipendenti del proprio staff.
Non c’è nulla di male ad occuparsi di tutto, ma se vuoi fare tutto da solo perchè paghi le persone? Non lo capiremo mai, ecco perchè li classifichiamo come folli. Molti imprenditori passano il tempo a lavorare come Eroi per far star bene gli altri.
Non  lo capiremo mai  però sappiamo una cosa: questa è un’abitudine difficile da eliminare.
La prima cosa che facciamo assieme all’imprenditore  è prendere un foglio e schematizzare il flusso di attività, facendo  un flusso del  business in modo ordinato. La maggior parte delle persone ha un’idea abbastanza ingarbugliata di come funziona la propria attività e questo si riflette sull’operatività sua e del proprio team.
Mettersi lì seduto a descrivere le varie fasi che il prodotto o servizio ripercorre dalla “mente dell’imprenditore” al “cliente che usa il prodotto” è fondamentale per avere una mappa chiara dell’operatività, delle responsabilità e delle mansioni e per gli scopi di ogni responsabile di divisione. Questo discorso funziona allo stesso modo se gestisci una multinazionale con 54 sedi nel mondo, 1.000 dirigenti e 100.000 dipendenti o se sei tu, davanti al tuo pc ed un social media marketing che ti aiuta nelle campagne e la fidanzatina che ti fa il caffè.
Il nostro  consiglio è di partire dal cliente che usa il tuo prodotto e risalire indietro verso gli apici dell’azienda così da avere  fasi o punti cardinali della tua attività.
A questo punto prenderai tutte le fasi sopra descritte e le assegnerai ai reparti. Ad esempio logistica, vendita, produzione, controllo qualità, elaborazione ed evasione ordine, amministrazione, ecc. Così ti troverai con alcuni reparti che potrai racchiudere in gruppi di reparti, che chiameremo divisione. Ogni divisione ha un Direttore di divisione e dei Responsabili dei reparti.
Ad esempio avrai la divisione Direzione Generale, Human resourse, Amministrazione, Marketing, Ricerca e Sviluppo, Financing, Controllo qualità, Pubbliche relazioni, Vendita, ecc.
Ed eccoci giunti all’organigramma, cioè una tabella schematica di tutta l’azienda ben divisa in divisioni e reparti. A questo punto potrai definire per ogni Divisione: lo scopo che la divisione ha, le varie funzioni, le mansioni, le deleghe, le procedure, il prodotto finito che ognuno dovrà fornire e infine le statistiche con cui misureranno le loro performance.
Le statistiche vengono chiamate KPI cioè indicatori chiave di successo. Infatti se ogni divisione produce il prodotto che deve fornire in gran quantità ed in modo coordinato, allora l’azienda avrà inevitabilmente successo.